Problemática y Solución Organizacional

Existen problemas en las empresas que impiden que los trabajadores puedan ser todo lo eficientes que les gustaría y que la empresa pueda emprender un verdadero camino de transformación. 

1. La gestión manual de recibos: En las empresas se hacen compras y pedidos, lo que genera una gran cantidad de facturas. Muchas empresas no disponen de una solución digital para gestionar las facturas, pagarlas e integrarlas con sistemas de gestión financiera como un ERP. 

SOLUCIÓN: Para automatizar y digitalizar tus facturas necesitas un software que sea capaz de:

• Digitalizar los tickets de gastos haciendo una simple fotografía
• Extraer de forma automática la información de cada ticket
• Ser capaz de seguir un proceso predeterminado de aprobación de un ticket o factura donde esta es enviada a los responsables de aprobar, validar y archivar el gasto
• Configurar notificaciones, alertas e incluso poder crear un panel de control para tener visibilidad del estado general e individual de tus diferentes documentos.

2. Dificultar el acceso a la información: Las empresas almacenan en su día a día mucha cantidad de información en diferentes soportes: documentación de proyectos, propuestas comerciales, albaranes, recibos de compras, etcétera. Unos pueden tener un uso documental y necesitarán ser consultados para el buen desarrollo de las funciones de la empresa. Otros simplemente necesitan ser conservados de forma segura.

SOLUCIÓN: A la hora de aprovechar y gestionar la gran cantidad de información y creciente volumen de documentos, una empresa necesitará contar con un software que les asegure estas funcionalidades:

• Un sistema capaz de indexar y localizar la información necesaria a los equipos que la necesiten
• Un control de versiones para garantizar la trazabilidad documental
• Un control de accesos con determinados roles cada uno con unas necesidades y un poder de acceso y edición determinados
• La posibilidad de compartir información de forma segura con colaboradores externos e internos
• La posibilidad de prescindir totalmente del papel y potenciar soluciones digitales que permitan ahorro de espacio de almacenaje.

3. Falta de visibilidad y cooperación: En organizaciones grandes, es muy común que haya equipos que trabajan en “silos”, lo que puede generar problemas de eficiencia como por ejemplo dos equipos diferentes trabajando en el mismo proyecto sin saberlo. También problemas de falta de eficacia si dos departamentos no se relacionan con la asiduidad que deberían a la hora de trabajar juntos.

SOLUCION: 

• Sistema de RRHH que integre la base de datos de empleados con el sistema de reclutamiento, control de horas y demás herramientas del ciclo de vida de Recursos Humanos
• Integración de los flujos de tickets y facturas con tu ERP
• Integración de sistemas de BI en tus procesos de trabajo
• Integración de los procesos digitales con soluciones de gestión documental.